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テレワークで生産性を上げる7つの秘訣

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4月上旬に非常事態宣言が出され、それ以来、基本的にテレワークとなっている人も多いのではないでしょうか。

テレワークに慣れて、うまく波に乗れている人、今ひとつ調子が出ない人、それぞれかもしれません。きょうは、そんなテレワークで生産性を上げる秘訣を7つご紹介したいと思います。

1.朝型で生活する

テレワークになって、もともと夜型の人は、始業時にギリギリに起きて、夜は遅くまで仕事となっている人もいるのではないかと思います。

しかし私は、テレワークであればこそ、ふだんよりも朝型にした方がいいと思っています。なぜなら、その方が生産性が上がるからです。

夜型の人にとって、生活を朝型にするのは苦痛だと思います。私も、もともと夜型だったのでよく分かります。

また、夜型の人にとっては、夜に頭が冴え渡り、集中力が上がるので、あえて朝型にしたくないという人もいるでしょう。

しかし、もと夜型で、いま朝型の生活を送っている私から言うと、夜に集中できるというのはまやかしだと思っています。

なぜなら、私が朝方に切り替えて一番驚いたのは、早朝の集中力は、夜型だったときの夜の集中力と比べて、比較にならないほど集中度が高いからです。

また朝は、夜より集中できるだけでなく、より前向きに、より建設的に物事を考えられるので、その意味でも夜よりも勝っています。

私はいま、最も大事な仕事を、朝7時から11時ころまでに片付けています。

この時間帯にこなす作業量は、夜型だったときに丸一日、約8時間かけてやっていた仕事の8-9割に当たります。朝7時から11時というのは4時間ですから、いかに朝の生産性が高いか、お分かりいただけるかと思います。

しかし、急に朝型にするのは辛いものです。

朝型に切り替えるコツは、4-5日間、朝に強制的な用事を入れて、とにかく無理やり起きてしまい、昼間眠くても絶対に昼寝をしないということです。

そして、大事なのは、朝以外は、絶対にカフェインを摂取しないことです。個人差はありますが、昼食後にカフェインを摂取すると、多くの場合、その覚醒効果が夜まで続くことは、よく知られていることです。眠い場合は、ガムを噛むと、ほぼ眠気が解消します。

この切替中の4-5日間は、とにかく身体がダルく、作業効率が極度に落ちますが、この「トンネル」を抜けると、もう完全な朝型人間に切り替わっています。

朝型人間になって、後悔することは一切ないはずです。むしろ、なぜもっと早く切り替えなかったのかということで、歯ぎしりするのではないかと思います。

2.一日のスケジュールを固定する

生活を朝型に切り替えるのとセットで実行していただきたいのが、一日のスケジュールを固定することです。

テレワークで一番難しいのは、自己管理です。誰も見張っていませんから、結果が出ている限り、いくらでもダラダラした生活になりがちです。

しかし、ダラダラしているうちに、仕事の結果が出なくなり、体調を崩すこともありますから、できるだけ通勤しているときと同じように、適度に緊張感のある生活を送ることが大切です。

そのために最も有効な方法は、一日のスケジュールを固定してしまうことです。

ちょっと窮屈な感じがするかもしれませんが、すぐに慣れますし、だんだん型にはまった生活が心地よくなり、仕事の結果も出てきて、体調も良くなります。

大事なのは、緊急の用事が生じない限り、スケジュールを崩さず、厳格にスケジュールを守り通すことです。

もちろん、すぐに処理しなければいけない仕事が飛び込んできたら、そちらを優先しますが、大事なのは自分の都合で予定を変えないことです。

ご参考までに、私の予定を言いますと、次のようになっています。

6:00 起床、シャワー
6:30-7:00 朝食
7:00-9:30 書く仕事
9:30-10:00 メール、LINE対応
10:00-11:30 書く仕事
11:30-12:00 昼食
12:00-13:00 休憩
13:00-16:00 読む仕事(リサーチ、読書)
16:00-17:00 メール、LINE対応
17:00-18:00 夕食
18:00-21:30 読む仕事(リサーチ、読書)
22:00 就寝

特徴として挙げられるのは、朝に「書く仕事」のようなアウトプットの仕事をやって、午後以降に「読む仕事」のようなインプットの仕事をやっていることです。

これは先ほど書いたように、朝の方が集中力が高く、負荷の高い仕事がしやすいからです。

また、詳しくは後述しますが、メールやLINE対応など、対外的な仕事はあえて決まった時間にしかやらないようにしています。

個人的にとても大事だと思っているのは、22時に就寝するので、その30分前には必ず仕事を終えるメドを付けることです。

そうしないと、流れでそのまま仕事を続けてしまい、22時までに就寝できなくなり、スケジュール全体が崩れる要因になるためです。

日曜日は、私はクリスチャンなので、午前は教会の礼拝に行って、午後は人に会ったり、買物をしたりしています。しかし、月曜から土曜は、上記のスケジュールを守って生活しています。体調も大変良いです。

3.メール、LINEは定時にしかチェックしない

私はもともと、メールやLINEは、返信するのが早ければ早いほど良いと考え、メールを5分おきに取り込む設定をして、デスクトップでもメールを受信すると音が鳴る設定をしていました。

しかし、テレワークに移行して気付いたことは、この方法だと集中力が寸断され、作業効率が極度に落ちることでした。そのため、先ほどのスケジュール表の通り、基本的に1日に2回しかメールをチェックしないことに決めました。

そして、このようにやってみて気付いたことは、自分の仕事の生産性が一気に上がり、さらにお客さんからも上司からも、誰からもクレームが出ないということでした。最初から、この方法にしておくべきだと思いました。

メールやLINEをチェックして返信するというのは、実は非常に負荷の多い作業です。

なぜなら、相手の意図、自分の都合、仕事本体の中身など、多くのことを複合的に勘案して最適値をはじき出し、それを分かりやすく簡潔に、しかし網羅的に、なおかつキツいニュアンスが出ないように丁寧に、返信しなければならないからです。一言で言えば、非常に複雑な思考を強いられるのです。

こんな仕事を、いちいち自分の本体業務の中に挟んでいたら、生産性が落ちるのは当たり前です。

ですので、私はメールやLINEの通知機能は切り、デスクトップとスマホでも、これらを決まった時間にしか見ないようにしました。生産性は爆上がり、誰からも文句が出ない、良いことづくめでした。

4.運動する時間を作る

テレワークで大事なのは、意識して運動することです。日頃から運動する習慣のある人は大丈夫なのですが、そうでない人は、おそらく何もしないでテレワークだけやっていると。徐々に体調が悪くなってくると思います。

私は、昼に簡単な筋トレ、就寝前にストレッチをしています。本当は、30分くらいウォーキングをするのが良いのですが、最近は外が暑くてできていません。

なお、ダイエットを含む体重維持、体型維持のためであれば、詳しくは後述しますが、運動するよりも食事を変える方が効率的です。

ライ○ップのようなインパクトのあるCMなどを見ると、運動で簡単に痩せられるイメージがありますが、実際は大変です。食事で痩せる方が遥かに簡単で、時間とお金もかからず、一気に、しかも健康的に痩せられます。

5.食事に気をつける

ふだん通勤している人がテレワークに移行して、そのまま運動せずに、いつもどおりの食事をしていると、たぶんどんどん太ってくると思います。

見た目も良くないし、服が入らなくなって不経済だし、何より健康によくありません。

私が実践して良かったと感じている食事法は、炭水化物は朝食だけにして、昼食と夕食はタンパク質と野菜をメインにすることです。

もともと私は、3年前に糖質オフダイエットをやって、1年間弱で70キロから60キロへと10キロ落としたのですが、この方法は本当に素晴らしい効果がありました。

それは、半年から1年間、がまんして糖質オフにすると、ストンと10キロ痩せて、その後はあまり厳格な糖質オフをしなくても、全然リバウンドしないのです。体質が変わったのだと思います。

実際に私がやったのは、キャベツ・ダイエットというやつで、夕食はほぼこれだけ食べていました。昼は、コンビニでサラダチキンとサラダを買って食べていました。ちなみに、私が実感として一番体重が増えると感じたのは、甘いものではなくて、白いご飯でした。

ヤセたければ、腸内「デブ菌」を減らしなさい! - 2週間で腸が変わる最強ダイエットフード10 - (ワニブックスPLUS新書) (日本語) 新書 – 2017/2/8

あと、テレワーク中の食事で大事なのは、夕食は早めにとることです。

できれば6時前くらいがちょうどよいです。そうすると9時にはだんだん眠くなってきて、10時に寝るときには胃袋がカラになっていて、体重管理、健康管理の観点からも良いからです。

6.禁酒する

もともと私はアルコールが大好きで、休みの日は昼間から飲むほどでした。ちょっとアルコール依存症の傾向があったと思います。

しかし、3年前にちょっとしたトラブルがあって、アルコールを完全に断つことになりました。実は、それまでもアルコールをやめたいと思ったことはたびたびあり、何度かトライしたのですが、なかなかやめることができませんでした。

でも下記の本に出会い、人の助けもあって、アルコールを完全に断つことができました。アルコールをやめて感じるのは、アルコールのない生活は、非常に爽快だということです。

人付き合いでも、飲まないことで困ったことはありません。いつも頭がスッキリ冴えていて、物事を前向きに考えることができ、悪いことが起きても落ち込むことがなくなりました。悲観的な思考がなくなったと感じています。

禁酒セラピー [セラピーシリーズ] (LONGSELLER MOOK FOR PLEASURE R) (日本語) 新書 – 2011/12/23

新型コロナでテレワーク導入が進み、世界的にアルコールの消費量が増えていることから、勤務時間中にお酒を飲んでいる人が増えていると推測されています。これは、サボってはダメとかいう次元を超えて、健康のために本当に良くないことです。

肝臓を壊すと、なかなか元に戻りにくと聞きます。良い機会なので、この際、完全に断酒してみてはどうでしょうか。

7.ときどき出社する

人によって出社日が決まっている人もいると思いますが、私の場合、全然出社しなくてもよく、出社する場合も、特に出社日を決めなくていいという状態にあります。

しかし、4月以来このスタイルで仕事をしてきて気付いたのは、最低でも2-3週間に一回は出社したほうがいいということと、出社するときは上司や同僚に事前に言っておいた方がいいということです。それは次のような理由によります。

たまには出社したほうが良いというのは、出社しないと気付けないこともあり、それが業務上大事だったりすることがあるからです。

数は少ないですが、自分宛の郵便物が来ていたり、出社している人とのおしゃべりから重要な情報を得ることもあります。

業務上、必須のことは家にいても全部わかるようになっているのですが、どうでもいい断片的な情報から、大事なことが分かることもあるということです。

また、自分が出社する日時は、たとえ義務化されていなくても、事前に上司、同僚と共有するようにしています。それは、自分の方で用事がなくても、相手の方で電話やメールで伝えにくい機微な相談事などを抱えていることがあるからです。

私は職場で特に重要人物というわけではありませんが(笑)、それでも出社すると、自分と同じように完全テレワークになっている上司や同僚が出社してきていて、その人からデリケートな相談事をされるということがあります。

やはり、こんな世の中でも、直接会ってでしか言いにくいことというのはあり、そういうことほど大事なことだったりするのです。

そんなことがあってから、私は出社時は、上司、同僚に出社することを必ず事前に共有するようになりました。

とりあえず、テレワークの生産性を上げる方法は以上となりますが、職種によっては、テレワークの方がオフィスワークよりも生産性が高くなることが多いように感じています。

そういう意味で、新型コロナ問題が解決しても、多くの企業で部分的にはテレワーク体制というのは今後もずっと続くように思っています。

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